Dit laatste half jaar heb ik bij diverse digitale bureau’s en klanten remote mogen werken. Ik krijg regelmatig de vraag hoe ik dit doe, vooral als (freelance) projectmanager. Hoe zorg je dat er duidelijke structuur is, een goede communicatie, een leuke sfeer etc. zonder fysiek met elkaar in dezelfde ruimte te zijn? Ik heb hieronder de beste tips voor je onder elkaar gezet. Ik ben ook erg benieuwd wat voor tips jullie kunnen delen. Enjoy!
Zorg voor goede basics
Ik wil beginnen met een algemene observatie: kwetsbaarheden die al aanwezig waren worden meer zichtbaar met remote werken. Ik heb het over bedrijfscultuur, vertrouwen, open communicatie, een solide proces, urenadministratie, duidelijke doelen, het systeem en de tools waarmee je werkt. Was hier in het bedrijf nog een zwakke schakel, dan wordt deze uitvergroot doordat je niet met elkaar op de vloer werkt. Mijn tip: pak die punten zsm aan, want hier pluk je snel de vruchten van! Het volgende punt is daar een goed voorbeeld van.
Je projectmanagement systeem on point
Als projectmanager wil je ten alle tijden inzichtelijk hebben wat de status is om grip te houden op de voortgang. Dan kun je bijsturen als iemand dreigt af te wijken van het einddoel. Als je fysiek samenwerkt kun je nog eens langs iemands bureau gaan en meekijken waar iemand aan werkt. Maar bij gebrek aan dit soort momenten bouw je op een projectmanagement systeem, zoals Asana, Jira, Trello oid. Als dit nog niet in je proces zit dan is dit wellicht het eerste wat je moet aanpakken als je remote bent gaan werken. Een voorbeeld van de laatste paar maanden:
Voor bedrijf X moet een website opgeleverd worden onder een strakke deadline. Bij start van deze opdracht werkt het team al met projectmanagement tool Asana. All good here. Echter, het team is nog niet voldoende op de hoogte wanneer een todo zoals “Homepagina” doorgeschoven moet worden van status “In progress” naar “Ready for testing”. Ook zien ze regelmatig subtaken over het hoofd waar waardevolle feedback in staat. Het gevolg: geen up-to-date overzicht. Geen goede communicatie onderling. Geen goede samenwerking.
Videobel zoveel mogelijk
Videobellen met goede kwaliteit audio en video is geen optie meer, maar een must. Nu je maar een fractie van iemands lichaamstaal op kunt pikken is dit eigenlijk de enige kans om iemand zijn houding te kunnen checken. Voelt iemand zich bezorgd, teleurgesteld, is hij of zij nog gemotiveerd? Moedig je collega’s dus aan ook met videobeeld aan te Zoom’n.
Doe regelmatig een standup
Ik werk nu een paar maanden als freelance projectmanager bij digital agency Ngrane, wat zij heel goed doen is een dagelijkse (digitale) standup. Een standup is een korte meeting met het team waar iedereen even noemt waar hij/zij mee bezig is die dag zodat iedereen er bewust over nadenkt en problemen makkelijker boven tafel komen. En het versterkt ook nog eens het teamgevoel.
Chatten
Gebruik je nog geen chat tool zoals Slack? Probeer het zeker uit. Het is het digitale equivalent van even naar iemands bureau lopen om even vlug iets te vragen of delen. En of je nu fysiek samenwerkt of remote, het bespaart sowieso veel e-mails en (soms storende) belletjes.
Meer begeleiding voor chaotische types
Sommige teamleden hebben het moeilijker met remote werken dan anderen. Vooral bij de wat meer chaotische types kan het zorgen voor onproductieve dagen. Als ik dit signaleer kan het handig zijn ze wat meer te helpen. Dat doe ik door hun dag te helpen structureren, wat meer te bellen om de status te bespreken etc. Dit kost meer tijd als manager, maar het alternatief kost minstens net zoveel tijd voor het team.
Sociaal momentje
Plak een informele borrel achter die vrijdagmiddag meeting aan, of organiseer wekelijks een momentje om het over andere zaken te hebben dan werk. Iedereen gaat anders om met remote werken en veranderingen die covid-19 nu met zich mee brengt. Het is goed voor het onderlinge vertrouwen, communicatie en uiteindelijk de drive om mooie dingen neer te zetten voor je klanten.
