Hoe werk je een freelance Digital Projectmanager in?

Er wordt nog wel eens gedacht dat het samenwerken met een freelance project- of accountmanager tijdrovend en inefficiënt is. Het inwerken in bedrijfseigen processen, de mensen en klanten zou teveel tijd kosten en de investering niet waard zijn. Maar klopt het wel?

Ik denk dat dat helemaal niet niet het geval hoeft te zijn. En dat is goed nieuws, want soms is het ideaal om een tijdelijke opdracht te kunnen uitbesteden, of even die onverwachte extra projecten op te vangen. Met deze tips kun je iemand zo aanhaken en weer (veilig) loslaten.

Maak een functieomschrijving

Wie is waar verantwoordelijk voor? Het klinkt voor de hand liggend: een functieomschrijving. Het gebeurt bij iedere vaste positie, maar voor tijdelijke samenwerkingen is die net zo belangrijk. Zo voorkom je dubbel werk, of juist werk wat tussen wal en schip valt.

Breng, voordat de samenwerking begint, het volgende in kaart in een documentje:

Wat wordt er verwacht?
Wanneer is de samenwerking een succes?
Wat hoort bij zijn / haar taken en wat niet?
Hoe loopt de communicatie?

Evalueer regelmatig

Zodra de opdracht loopt kan het zijn dat het anders gaat dan vooraf bedacht. Er is bijvoorbeeld geen ruimte voor de freelancer om de facturatie te doen, terwijl dit wel bij de opdracht hoorde. Het is daarom belangrijk regelmatig te evalueren. Als opdrachtgever kun je hierbij een actieve rol spelen door ruimte te maken hiervoor en het vooraf in te plannen. Mocht alles koek en ei zijn, cancel je de meeting en is het business as usual.

Houd je klant- en projectgegevens centraal

Soms valt er onverwacht een belangrijk persoon in je werkprocessen weg. Een freelance projectmanager vliegt in, maar de voorganger heeft door de plotse afwezigheid niet de laatste status bijgewerkt in de planning of projectdocumentatie. Het kost veel tijd om bij collega’s en soms zelfs bij de klant de status te achterhalen en niet achter de feiten aan te lopen. Extra uren worden gemaakt voor het opnieuw op de rit krijgen van je projecten.

Hoewel je niet alles wilt documenteren (want: tijdrovend en onnodig), is het wél handig om belangrijke project- of klant gerelateerde informatie bij elkaar te hebben staan zoals contactgegevens, team samenstelling, offertes, plan van aanpak, notulen en planningen. Ook voor het team zelf.

Je hebt specifieke tools waar team, planning, taken en project documentatie bij elkaar komen. Voorbeelden zijn Notion, Atlassian Confluence en Asana. Of je hier nu een tool voor hebt, of gewoon een mappenstructuur op de server, in mijn ervaring gaat het om het koesteren van een proces waar belangrijke zaken en de laatste status standaard centraal worden gezet. Als manager kun je dit stimuleren en er ruimte aan geven. Wanneer je dan iemand verwachts of onverwachts wil aanhaken, dan staat het overgrote deel al klaar.

Standaardiseer processen

Hetzelfde doen, maar dan nét even anders, elke keer opnieuw. Ik heb het gezien: 5 managers die dezelfde functie hebben, maar elk hun eigen template hanteren voor bijvoorbeeld offertes. Hoe fijn is het als je hier één lijn in trekt? Voor de klant, maar dus ook voor nieuwe mensen.

Door te kijken naar overeenkomsten in het werk kun je standaard checklists, FAQ’s of templates maken die een nieuw iemand duidelijk maken hoe de dingen gedaan worden. Denk aan vaak gestuurde e-mails, contracten, offertes, plannen, presentaties of procesbeschrijvingen.

Maak een lijstje van account toegang

Wanneer de opdracht afloopt wil je dat toegang tot jouw tools wordt ingetrokken. Voor de veiligheid, maar ook voor het voorkomen dat je extra geld betaald voor dat extra account.

Wellicht heeft de projectmanager een eigen e-mailadres gekregen of is juist met een eigen account overal ingelogd. Hou er vanaf het begin een lijstje van bij. Dit kun je bij afloop makkelijk erbij pakken en de accounts deactiveren.

Conclusie

Onboarding (of inwerken) van een freelance projectmanager maak je efficiënt en gemakkelijk door up-to-date centrale documentatie, standaardiseren van de werkprocessen, en verwachtingen te managen. Eigenlijk zaken die je sowieso voor je vaste personeel ook hanteert, maar des te belangrijker zijn voor tijdelijke samenwerkingen.

Vergeet bovendien niet dat de meeste freelancers gewend zijn veel te schakelen tussen projecten en dus nieuwe dingen sneller oppakken omdat die noodzaak er nu eenmaal is.

En als ik voor mezelf spreek: ik investeer graag wat meer (eigen) tijd en liefde aan het leren kennen van mijn tijdelijke collega’s en bedrijf specifieke processen. Omdat samenwerkingen vaak na 1 opdracht worden hervat is dat alleen maar een investering.

Bekijk ook eens dit artikel over Geheimhouding, aansprakelijkheid & concurrentie voor freelance digital creatieven.